Waarom verzuimpreventie zo belangrijk is

Verzuim komt in iedere organisatie voor. Helemaal voorkomen dat je werknemers uitvallen is dan ook onmogelijk. Iedereen is weleens een dagje ziek. Maar met een goed beleid voor verzuimpreventie kun je verzuim wél flink verminderen.

Op dit moment is het ziekteverzuim in Nederland nog steeds hoog. Griep, verkoudheid en psychische klachten zijn de meest voorkomende oorzaken. Een op de vier werknemers ervaart (te) veel stress. Dit zorgt onder andere voor vermoeidheidsklachten en kan leiden tot verzuim. Verzuimpreventie is daarom belangrijker dan ooit.

Wat is verzuimpreventie?

‘Verzuim’ betekent volgens de Van Dale: niet verschijnen op werk (of school). Je werknemer is afwezig door ziekte, of dat nu fysiek is of psychisch. ‘Preventie’ betekent niets meer dan ‘voorkoming’. ‘Verzuimpreventie’ is dus: het voorkomen van afwezigheid door ziekte.

En voorkomen is meestal beter dan genezen. Met verzuimpreventie probeer je als werkgever te voorkomen dat je personeel uitvalt. Daar bestaat niet één recept voor. Het hangt er ook vanaf om wat voor verzuim het gaat en welk type werk je doet – een bouwbedrijf heeft met andere arbeidsrisico’s te maken dan een accountancykantoor. Daarnaast is iedereen anders. Maatwerk is dus altijd van belang.

Aan wat voor verzuim moet je zoal denken?

Er zijn een aantal soorten verzuim die regelmatig voorkomen. En waar je dus rekening mee moet houden als je aan de slag gaat met verzuimpreventie. Zo bestaat er onderscheid tussen:

• Kortdurend ziekteverzuim
  Denk aan een (buik)griepje, gebroken pols of luchtweginfectie. Bij dit type verzuim is je werknemer snel weer op de been. Als werkgever kun je kortdurend ziekteverzuim nooit helemaal voorkomen. Mensen zijn nu eenmaal af en toe ziek.
• Frequent kortdurend ziekteverzuim
  In dit geval is je werknemer korte tijd uit de running, maar is dat wel regelmatig het geval. Bijvoorbeeld vanwege privéproblemen, werkstress of een conflict op het werk.
• Langdurig ziekteverzuim
  Is je werknemer langer dan vier weken ziek? Dan spreken we van langdurig ziekteverzuim. In dat geval krijg je als werkgever en werknemer te maken met allerlei wetten en regels rondom re-integratie. Lees in dit artikel bijvoorbeeld hoe je werknemers met een burn-out helpt bij herstel en terugkeer op het werk.

Psychisch en fysiek verzuim

Naast de duur van het verzuim bestaat er ook nog een verschil tussen fysiek en psychisch verzuim. Na griep of verkoudheid komt verzuim als gevolg van psychische klachten, zoals stress, het vaakst voor. Werknemers met mentale klachten zitten gemiddeld ruim twee keer zolang thuis als werknemers die om andere redenen verzuimen.

Waarom is verzuimpreventie belangrijk?

Als werkgever wil je het (langdurige) ziekteverzuim in je organisatie zoveel mogelijk voorkomen. Allereerst natuurlijk omdat een zieke werknemer niet kan werken: daardoor mis je productiviteit en omzet. Best vervelend in een tijd waarin er meer vacatures dan mensen zijn.

En vergeet niet dat er ook een grote groep werknemers is waarbij alles (ogenschijnlijk) altijd goed gaat. Deze werknemers zijn altijd aanwezig, vervangen collega's die afwezig zijn en zijn zelden ziek. Het is van belang om ook met deze werknemers in gesprek te gaan over omgaan met werkdruk om verzuim door werkstress te voorkomen.

Een andere reden voor verzuimpreventie: je moet een zieke werknemer (grotendeels) doorbetalen. En vervanging regelen. Ook verzuimbegeleiding en re-integratie bij langdurig verzuim zijn niet gratis. Een langdurig zieke werknemer kost je als werkgever gemiddeld € 250,- per dag. Als je dan bedenkt dat je een werknemer met een burn-out zo’n 293 dagen kwijt bent…

Nu dekt een verzuimverzekering een (groot) deel van de kosten, maar niet alles. Met verzuimpreventie houd je die kosten binnen de perken. Bovendien heeft verzuimpreventie nóg meer voordelen.

Wat levert verzuimpreventie je op als bedrijf?

Verzuimpreventie levert je niet alleen een vermindering van verzuimkosten en omzetverlies op. Het zorgt ook voor energiekere, productieve en gemotiveerdere werknemers. Ook werknemers die nooit ziek zijn, profiteren dus van verzuimpreventie. De positieve energie van werknemers die goed in hun vel zitten, werkt vaak aanstekelijk. Op collega’s, klanten én op jou.

Meer werkplezier

Het komt de sfeer op de werkvloer dus ten goede als je aandacht besteedt aan verzuimpreventie. Het zorgt voor een hogere medewerkerstevredenheid, meer werkplezier en misschien zelfs wel voor meer werkgeluk. Een ander voordeel van ziekteverzuim voorkomen: het is goed voor het imago van je organisatie. Een hoog verzuimpercentage straalt immers niet goed af op nieuwe werknemers. En op klanten.

Meer inzicht

Verder geeft verzuimpreventie je meer inzicht in je organisatie en je mensen. Als je de verzuimcijfers en de oorzaken van het verzuim kent, kun je daar ook beter op inspelen. Zo krijgen werknemers met stressgerelateerde klachten al snel de diagnose ‘burn-out’. Terwijl dat vaak ten onrechte is, stellen ook Wilmar Schaufeli en Jan Jaap Verolme in hun boek De burn-out bubbel. Als je aandacht besteedt aan verzuimpreventie, kun je zulke ‘verkeerde’ diagnoses misschien voorkomen.

Wie is verantwoordelijk voor verzuimpreventie?

Zowel werkgever als werknemer zijn verantwoordelijk voor het verminderen en voorkomen van ziekteverzuim. Van je werknemers mag je verwachten dat ze zich niet zomaar ziekmelden, en dat ze aandacht besteden aan hun vitaliteit.

Maar zelf heb je ook een belangrijke rol in het voorkomen en terugdringen van ziekteverzuim. Verzuimpreventie begint bijvoorbeeld met het opstellen van een verzuimbeleid. Daarin vermeld je hoe het bedrijf omgaat met verzuim en welke regels er gelden. Zo weten alle werknemers in je organisatie waar ze aan toe zijn. Hiermee laat je als werkgever ook zien dat je verzuimpreventie een belangrijk thema vindt en waarde hecht aan de vitaliteit van je werknemers.

Wat blijkt er uit verzuimpreventie onderzoek?

In 2023 lieten wij onderzoeksbureau Markteffect onderzoeken hoe werkgevers en werknemers omgaan met ziekteverzuim. Belangrijke inzichten:

• Het hoge ziekteverzuim zorgt voor meer werkdruk onder niet zieke werknemers.

• Griep en verkoudheid zijn de meest voorkomende verzuimoorzaken. Gevolgd door psychisch verzuim, vaak veroorzaakt door stress.

• De hoeveelheid werk, tijdsdruk tijdens de werkzaamheden en stress in de privésituatie zijn de belangrijkste veroorzakers van (te) veel stress. Stress wordt meer veroorzaakt door werkgerelateerde stress (60%) dan door privégerelateerde stress (40%).

• Veel bedrijven niet weten hoe ze verzuim kunnen voorkomen.

Wil je meer weten over het onderzoek naar ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid? Bekijk dan ons trendrapport.

Wat moet ik weten voordat ik met verzuimpreventie begin?

Voordat je begint met verzuimpreventie, is het belangrijk dat je eerst inzicht hebt in het type verzuim in je bedrijf. Welk verzuim speelt er en wat zijn de oorzaken van het verzuim? Daarbij kan een Risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) helpen. Dat is niet alleen een fijn hulpmiddel, maar ook wettelijk verplicht.

Met een RI&E breng je de arbeidsgerelateerde veiligheids- en gezondheidsrisico’s in kaart. Denk aan fysieke arbeidsrisico’s, zoals veel tillen. Maar ook aan psychosociale risico’s, zoals grensoverschrijdend gedrag of een hoge werkdruk. In dit artikel zetten we de meestvoorkomende arbeidsrisico’s nog eens op een rij. Meer weten? Arbeidshygiënist Ronald Hoevers vertelt wat elke werkgever moet weten over de RI&E en geeft vijf tips.

Wat zijn verder verzuimpreventie maatregelen die je kunt (of moet) nemen als werkgever?

Naast de Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is ook het jaarlijkse Preventief medisch onderzoek (PMO) verplicht. Dat is een gezondheidscheck voor je werknemers. Hoe gaat het met ze? Waar krijgen ze stress of juist energie van?

Preventief medisch onderzoek

Je werknemers vullen een vragenlijst in en krijgen fysieke onderzoeken, als ze dat willen. Ze zijn niet verplicht dat te doen, maar het heeft ook voor henzelf voordelen. Namelijk: gemakkelijk en gratis inzicht in hun eigen gezondheid en de risico’s die ze lopen. Een PMO vraag je aan bij een arbodienst, bijvoorbeeld bij onze partners ArboNed, ArboDuo, HCS en Zorg van de Zaak.

Mentale ondersteuning

Een derde van het ziekteverzuim wordt veroorzaakt door psychische klachten. Denk aan overspannenheid, een depressie of angststoornis. Herstel van zulke klachten kan wel even duren. Hoe je dit psychisch verzuim voor bent? Bijvoorbeeld door gesprekken met therapeuten of coaches te faciliteren, of door voorlichting over psychische klachten te geven. Lees ook deze 6 tips om werkstress te voorkomen.

Preventiemedewerker

Heeft jouw bedrijf al een goede preventiemedewerker? Een preventiemedewerker werkt actief aan het verbeteren van de veiligheid en gezondheid in je organisatie. Heb je meer dan 25 werknemers in dienst? Dan is een speciale preventiemedewerker verplicht. Met minder dan 25 werknemers mag je als werkgever zelf de preventiemedewerker zijn. ArboNed en Zorg van de Zaak geven trainingen voor preventiemedewerkers.

Uit welke elementen bestaat een (preventief) verzuimbeleid?

In een verzuimbeleid beschrijf je hoe jouw bedrijf omgaat met verzuim. Zo maakt een verzuimprotocol onderdeel uit van je verzuimbeleid. Daarin staat wat werknemers moeten doen als ze zich ziek melden. Ook beschrijf je de wettelijke rechten en verplichtingen van je werknemers, en van jezelf.

Daarnaast vermeld je in het verzuimbeleid wat je aan verzuimpreventie doet. Zoals het jaarlijkse Preventief medisch onderzoek en de RI&E. Ook neem je het contract met de arbodienst erin op, zodat zieke werknemers niet verrast zijn als een bedrijfsarts bijvoorbeeld contact met ze opneemt. Verder kun je nog een verzuimanalyse toevoegen, waarin je de verzuimcijfers vermeldt. Dat geeft je inzicht in het verloop van het verzuim.

Vergeet niet zo’n verzuimbeleid te delen met je werknemers, bijvoorbeeld door het te bespreken tijdens een meeting. Kun je wel wat hulp gebruiken bij je verzuimbeleid? Dan kan een arbodienstverlener helpen.

Wat zijn (succesvolle) voorbeelden van verzuimpreventie?

Er zijn allerlei manieren om te werken aan verzuimpreventie. Wat in ieder geval altijd werkt is investeren in je vitaliteitsbeleid. Gezonde en vitale werknemers zijn productiever, hebben meer lol in hun werk en verzuimen minder. Steeds meer bedrijven hebben dat door.

In dit artikel geven we zes voorbeelden van vitale bedrijven – en vertellen we wat jij daarvan kunt leren. Zo biedt Tony’s Chocolonely een wekelijkse bootcamp aan, sportbonus en puppyverlof. Bij Google zijn er therapeuten beschikbaar op de werkvloer en krijgen werknemers betaalde vakantiedagen om op te laden.

Welke verzuim maatregelen kun je vandaag nog invoeren?

Een deel van het ziekteverzuim kun je voorkomen met een aantal simpele verzuim maatregelen. Die kun je vandaag nog invoeren en kosten je weinig geld. Allereerst is het belangrijk de signalen te herkennen. Merk je dat je werknemer vaker verzuimt? Of gedraagt hij of zij zich ineens heel anders dan normaal? Ga dan het gesprek aan. Zo kun je langdurig verzuim voorkomen.

Een goed gesprek is belangrijk op het moment dat je werknemer verzuimt, maar ook al daarvóór. Hoe vaak vraag jij je werknemers hoe het écht met ze gaat? Door oprechte aandacht te hebben voor je werknemers, laat je zien dat je ze serieus neemt en je betrokken voelt.

Luisteren en vragen stellen

Een goed gesprek begint met goed luisteren, stelt luisterexpert Corine Jansen. Dat is een kunst op zich. Dit zijn haar tips om je luisterspier te trainen. Ook goede vragen stellen is lastiger dan het lijkt. Bestsellerauteur Elke Wiss geeft tips voor de vragen die elk gesprek verbeteren.

Gesprek over financiële stress

Vind je het lastig om een gesprek te beginnen over een gevoelig onderwerp, zoals financiën? Dat is toch belangrijk, financiële stress speelt namelijk vaker dan je denkt en kan op den duur leiden tot verzuim. Expert Nadja Jungmann geeft tips om verzuim door financiële stress te voorkomen door het gesprek aan te gaan.

Waardering uiten

Ook oprechte waardering uiten voor je werknemers doet wonderen. Werknemers die zich gewaardeerd voelen, verzuimen minder, stelt onderzoeker Margot Joosen. Dit zijn de do’s en don’ts op het gebied van waardering tonen.

Stimuleer beweging en gezonde voeding

Werknemers die gezond eten en regelmatig bewegen, zitten beter in hun vel – fysiek én mentaal. En dat vermindert de kans dat ze ziek zijn. Hoe je daar als werkgever een bijdrage aan levert? Bijvoorbeeld met deze 7 manieren om je werknemers te motiveren in beweging te komen. Ook gezonde voeding kun je stimuleren, zonder ze iets op te dringen. Zo maak je het werknemers makkelijker gezonde keuzes te maken. Kun je nog wel wat inspiratie gebruiken voor je vitaliteitsbeleid? Bekijk dan onze checklist voor vitale medewerkers.

Wat moet je verder weten over verzuimpreventie?

Verzuimpreventie is nooit ‘af’. Je zult altijd alert moeten zijn op signalen van (dreigend) verzuim. Maar door problemen op tijd te signaleren kun je langdurig ziekteverzuim voorkomen. Meer weten? Leer van de vijf gelukkigste landen ter wereld hoe je hun werkgeluk een boost geeft en ontdek in onze verzuimchecklist wat je precies moet doen als er toch een keer iemand uitvalt. .