Checklist verzuim voorkomen: dit mag je niet vergeten

Er bestaat niet één recept om verzuim te voorkomen. Al je werknemers zijn anders en vallen waarschijnlijk om verschillende redenen uit. Daarom is het verstandig om meerdere stappen te zetten op het gebied van verzuimpreventie. Daar helpt deze checklist bij. Verzuimexpert Jeroen Beesems van ArboNed vertelt wat je echt niet mag vergeten als je verzuim wilt voorkomen.

Realiseer je het belang van verzuimpreventie

Het ziekteverzuim in Nederland is hoog, meldt het CBS. In de eerste zes maanden van 2022 was het verzuimpercentage maar liefst 5,9%. Dat is zelfs hoger dan tijdens de coronaperiode.

“Ik verwacht dat het verzuimpercentage voorlopig ook hoog blijft”, vertelt Jeroen. Er is een flinke krapte op de arbeidsmarkt. En een verhoogde kans op ziekteverzuim door extra werkdruk vanwege personeelstekorten. “Je werknemers gezond houden is daarom nu echt een must. De huidige situatie laat zien dat verzuimpreventie belangrijker is dan ooit.”

Herken de verschillende vormen van verzuim

Verzuimpreventie is effectief als je weet om welke vorm van verzuim het gaat. Je kunt dan beter inspelen op de verzuimsituatie van je werknemer(s). Kijk dus bij elke ziekmelding of er een relatie is met mogelijke eerdere ziekmeldingen. Oftewel, herken de vorm van verzuim waarmee je te maken hebt, we onderscheiden er drie:

1. Kortdurend ziekteverzuim

Denk aan een (buik)griep of een gebroken pols. Deze werknemers zijn vaak snel weer inzetbaar.

2. Frequent kortdurend verzuim

In dit geval is je werknemer korte tijd uit de running, maar is diegene wel regelmatig afwezig. Bijvoorbeeld vanwege privéproblemen, werkstress of een arbeidsconflict.

3. Langdurig ziekteverzuim

Is je werknemer langer dan vier weken ziek? Dan spreken we van langdurig ziekteverzuim.

Als procesregisseur is Jeroen Beesems van ArboNed, samen met zijn collega’s, het eerste contact voor de werknemer en werkgever bij verzuim. In zijn werk ziet hij dat langdurig ziekteverzuim uit te splitsen is in twee categorieën: fysiek verzuim en psychisch verzuim. “Bij langdurig fysiek verzuim is iemand vaak ernstig ziek. Of staat iemand op een wachtlijst voor behandeling, maar kan diegene bijvoorbeeld door pijnklachten niet werken. Bij psychisch verzuim moet je denken aan overspannenheid of psychische vermoeidheid door het werk, of aan PTSS en depressies.”

Goed verzuimbeleid kan een domino-effect voorkomen.

Het één kan ook tot het ander leiden, weet Jeroen. “Ervaart iemand veel pijn, dan kan dat mentale klachten veroorzaken. Ook kan iemand zich schuldig voelen naar de werkgever of de collega’s toe, omdat hij of zij niet kan werken. Dit kan ook tot psychische klachten leiden.”

Het kan iedereen overkomen

Jeroen ziet veel mensen die denken dat langdurig verzuim hen niet zal overkomen. “Vooral als het gaat om psychisch verzuim. Iedereen zegt mentaal sterk te zijn. Maar de zieken die ik spreek, komen uit alle lagen van de bevolking: jong, oud, man, vrouw, hoog- en laagopgeleid. Het kan iedereen overkomen. Ga er als werkgever maar vanuit dat het ook in jouw bedrijf gebeurt”, adviseert hij. “Dan ben je voorbereid, want jij draagt uiteindelijk de (financiële) consequenties.”

Weet wat de gevolgen van (langdurig) verzuim zijn

Verzuimpreventie loont, want een medewerker die uitvalt kost een werkgever zo’n €250,- per dag. “En dan heb je het alleen nog maar over de directe kosten”, zegt Jeroen. “Werkgevers beseffen vaak niet dat ze ook veel tijd kwijt zijn. Onder andere aan het contact en de communicatie met de werknemer, de arbodienst en het uitvoeren van andere verplichtingen als werkgever om aan de wet verbetering poortwachter te voldoen.”

Daarnaast vergeten werkgevers vaak dat iemand die ziek is, vervangen moet worden. Of dat collega’s taken moeten overnemen. “Het vervelende: in de huidige arbeidsmarkt haal je niet zomaar nieuw personeel binnen. Dat feit zorgt voor extra werkdruk op je team, en meer risico op uitval binnen je team”, legt hij uit. “Denk daarom goed na over hoe je dit soort situaties opvangt. Preventief verzuimbeleid kan dan een domino-effect voorkomen.”

Maak werk van een goed verzuimbeleid

Verzuimpreventie valt of staat met een goed (preventief) verzuimbeleid. Maar hoe bepaal je waar zo’n beleid aan moet voldoen? Dat is sterk afhankelijk van jouw organisatie en de branche waarin je werkt: een bouwvakker loopt andere arbeidsrisico’s dan een jurist op een advocatenkantoor. Een goed verzuimbeleid bevat bij voorkeur de volgende onderdelen:

1. De risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E)

De wettelijk verplichte RI&E is het startpunt om de veiligheid en arbeidsomstandigheden in jouw bedrijf te verbeteren. Met een inventarisatie breng je alle arbeidsrisico’s binnen je bedrijf in beeld. Zo wordt snel duidelijk welke arbeidsrisico’s je als eerste moet aanpakken. Hoe je dat doet, werk je uit in het Plan van Aanpak. Zo werk je gericht aan het wegnemen of verkleinen van de arbeidsrisico’s.

Toch zien veel werkgevers de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) over het hoofd of weten niet waar ze moeten beginnen. Bijna de helft van de werkgevers heeft de RI&E niet op orde, meldt TNO in haar jaarlijkse monitor Arbobalans. Zonde, want dit verzuimpreventie document levert je veel op als werkgever.

2. Beleid voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA)

Verzuimpreventie vraagt ook om aandacht voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA), ook wel ‘emotionele arbeidsbelasting’ genoemd. Voorbeelden van PSA zijn pesten, agressie en geweld, maar ook werkdruk en grensoverschrijdend gedrag. Als werkgever ben je verplicht om hier aandacht aan te besteden in je RI&E.

Jeroen: “Vertoont een collega of leidinggevende ongepast gedrag? Met goed beleid is iedereen in de organisatie op de hoogte hoe je hiertegen optreedt. Ook weten je werknemers dan waar zij dit gedrag kunnen melden. Gaat de arbeidsbelasting vooral over te hoge werkdruk? Informeer je medewerkers dan hoe je dit probeert te voorkomen. Het PSA-beleid toont hoe je op mentaal vlak een veilige werkomgeving voor werknemers creëert.”

3. Vertrouwenspersoon

Natuurlijk hoop je dat werknemers bij je binnenlopen om een probleem te bespreken. Toch gebeurt dat lang niet altijd. Omdat werknemers bang zijn voor de reactie van hun werkgever, of liever met iemand praten die verder van ze afstaat. Een vertrouwenspersoon kan dan uitkomst bieden, al is deze (nog) niet verplicht voor bedrijven.

Evalueer je verzuimbeleid regelmatig

Verzuimpreventie is nooit af, het is een continu doorlopende activiteit. Jeroen: “Behandel je RI&E en verzuimbeleid ook als levende documenten. Check jaarlijks of het beleid nog overeenkomt met de werkelijkheid. En in ieder geval na elke grote verandering in je organisatie.” Evalueer je beleid en preventiemaatregelen dus regelmatig.

Stamt je RI&E bijvoorbeeld nog uit 2018? Grote kans dat de risico’s dan niet meer up-to-date zijn. Want zeker na de coronaperiode is er veel veranderd. We werken vaker thuis en gaan anders om met griepklachten. Misschien heb je inmiddels een kleiner pand betrokken na een reorganisatie. Allemaal zaken die van invloed zijn op je RI&E en verzuimbeleid. Met het preventiepakket ga je hiermee samen aan de slag. Wel zo makkelijk.

Durf een stap extra te zetten

Verzuim is nooit volledig te voorkomen, maar steeds meer bedrijven doen proactief aan verzuimpreventie. Sommigen zetten een stap extra. “Een van onze klanten, waar zo’n 100 medewerkers werken, heeft bijvoorbeeld op eigen initiatief een coach in huis gehaald. Het doel: zo vroeg mogelijk psychische klachten signaleren én proberen te voorkomen.”

Drink samen een kop koffie en vraag: hoe gaat het nu écht met je?

Dat deze aanpak werkt, ziet Jeroen terug in de cijfers. “Het psychisch verzuim bij deze klant is gedaald. Ook schakelen ze de bedrijfsarts minder vaak in.” Natuurlijk is hierdoor niet al het verzuim verdwenen. “Een griepje hoort er gewoon bij. Maar gaat het om langdurige uitval, dan geldt toch echt: hoe sneller je erbij bent, hoe beter. Ik weet zeker dat de aanpak met een eigen coach in huis langdurig verzuim van werknemers heeft voorkomen.”

Cursussen, massages en koffie

Ook kun je verzuim voorkomen met specifieke maatregelen voor je werknemers. Hebben ze bijvoorbeeld vaak te maken met (verbaal) geweld? Bied cursussen aan waarin zij werken aan hun mentale weerbaarheid. Doen je werknemers fysiek zwaar werk? Laat regelmatig een masseur komen om spieren en gewrichten los te maken. Maar de beste tip? Blijf in gesprek. Drink samen een kop koffie en vraag hoe het écht met je medewerker gaat. Gehoord en gezien worden blijkt een zeer effectieve manier om (langdurig) verzuim tijdig te signaleren én te voorkomen.

Pluk de voordelen!

“Alles wat een werkgever doet voor de mentale en fysieke gezondheid van zijn werknemers valt onder verzuimpreventie”, vat Jeroen in één zin samen. “Daarom is verzuimpreventie eigenlijk een containerbegrip. Het draait niet alleen om risico’s inschatten en aan veiligheidseisen voldoen. Ook een goede kantoorinrichting, open communicatie en aandacht voor je werknemers dragen bij aan het voorkomen van verzuim”, benadrukt Jeroen.

Rest de vraag: wat levert dat jou als werkgever dan op? “Met goede verzuimpreventie kun je erop vertrouwen dat je medewerkers minder kans lopen op uitval. Of tijdig aan de bel trekken om klachten bespreekbaar te maken. En niet onbelangrijk: het bespaart je als werkgever gewoon veel tijd, energie én geld,” meldt Jeroen tot slot.