Waarom een functioneringsgesprek juist nu belangrijk is

Juist nu, in tijden van personeelstekort en hoog verzuim, is het voor jou als werkgever belangrijk om goed voor je bestaande personeel te zorgen. Zo blijven je werknemers gemotiveerd en vitaal. Het functionerings- gesprek helpt daarbij.

Het doel van een functioneringsgesprek

De naam zegt het al: in een functioneringsgesprek bespreek je het functioneren van je medewerker. Het doel van een functioneringsgesprek is tweedelig. Aan de ene kant krijgt je werknemer constructieve feedback over prestaties en mogelijke verbeterpunten. Aan de andere kant biedt het jou de kans om je werknemer te ondersteunen bij professionele groei en ontwikkeling. Een functioneringsgesprek is meer dan een jaarlijks gesprek dat je moet afvinken. Het levert jou, je werknemer en je bedrijf namelijk ontzettend veel op. Dit zijn zeven redenen waarom het functioneringsgesprek zo waardevol is.

Reden 1: je bouwt een goede relatie op met je werknemers

De huidige arbeidsmarkt is nog steeds krap, drie kwart van de ondernemers ervaart personeelstekort. In tijden als deze wil je niets liever dan goed personeel behouden. Dit is nodig voor de groei en het succes van je bedrijf. Tijdens een functioneringsgesprek erken je het harde werken van je werknemer en bespreek je de gebieden waar verbetering nodig is. Daarnaast geef je je medewerker ruimte om zich te uiten. Hiermee creëer je een werkcultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om te delen wat zij denken.

Misschien valt het je bijvoorbeeld op dat een medewerker tijdens vergaderingen wat stiller is. Tijdens het een-op-een-gesprek geef je deze medewerker de ruimte om te vertellen wat hier de reden van is. Op deze manier bouw je aan de relatie tussen jou en je medewerkers. Dit is niet alleen belangrijk voor het behoud van je personeel, maar ook voor hun vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.

Reden 2: je krijgt waardevolle feedback terug

Een functioneringsgesprek biedt jou én je medewerker de kans om elkaar feedback te geven. Zo kom je erachter wat je medewerker echt nodig heeft of wil bereiken. En wat er beter kan binnen jullie afdeling of team.

Misschien vindt een medewerker bijvoorbeeld dat er op de afdeling meer bewustwording rondom diversiteit en inclusie nodig is. Of dat er meer aandacht moet zijn voor vitaliteit op de werkvloer. Neem deze feedback serieus en maak er werk van. Want de mening van je team is ontzettend waardevol. Misschien komen zij wel met verbeterpunten waar je zelf nog helemaal niet aan had gedacht. En bovendien wil je dat je werknemers zich gehoord voelen: dat is belangrijk voor hun binding met jou en het bedrijf.

Reden 3: duidelijke afspraken zorgen voor een betere samenwerking

In een functioneringsgesprek maak je concrete afspraken over de komende periode. Wat ga jij doen om het als leidinggevende nog beter te doen? En wat gaat jouw medewerker doen? Dit leg je vast en neem je op in het dossier van je medewerker. Zo blijven jullie allebei verantwoordelijk voor de gemaakte afspraken en doelen. En hou jij zicht op het functioneren van je medewerker. In volgende gesprekken kom je vervolgens op de gemaakte afspraken terug. Op deze manier laat je zien dat je betrokken bent bij de groei van je team.

Een voorbeeld. Tijdens een functioneringsgesprek spreken jij en een teamlid af dat het teamlid de Excel-vaardigheden gaat verbeteren. Samen leggen jullie dit doel vast. Een half jaar later zien jullie elkaar weer tijdens een tussentijds gesprek. Je raadpleegt het verslag en bespreekt of het teamlid op koers ligt met het doel. Het zwart-op-wit vastleggen van zulke afspraken geeft jou én je medewerker houvast en duidelijkheid. Jullie weten allebei waar je aan toe bent en naar welke doelen je toewerkt. Waarschijnlijk merk je dat je medewerker hierdoor beter functioneert én dat de samenwerking tussen jou en je medewerker beter wordt.

Reden 4: je profileert jezelf als goede werkgever

Goed werkgeverschap (en daarmee het binden en boeien van medewerkers) gaat verder dan alleen het aanbieden van een concurrerend salaris. Natuurlijk is een goed salaris belangrijk, maar het is slechts een onderdeel van de totale werkomgeving. Veel werknemers hechten ook waarde aan andere factoren. Denk bijvoorbeeld aan erkenning en waardering, secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals een pensioenregeling ), ontwikkelingsmogelijkheden en een goede werk-privébalans.

Een functioneringsgesprek is een mooie kans voor open en eerlijke communicatie en het geven van constructieve feedback. Misschien wil een werknemer bijvoorbeeld beter worden in presenteren. Tijdens het functioneringsgesprek bespreken jullie wat hiervoor nodig is. Is dat een cursus? Of toch samen oefenen? Doordat je meedenkt, laat je zien dat je groei stimuleert en investeert in dingen die belangrijk zijn voor de medewerker. Dat is kenmerkend voor goed werkgeverschap.

Reden 5: je geeft je werknemer aandacht en erkenning

Medewerkers die zich gewaardeerd voelen, zijn meer betrokken en gemotiveerder. Dat maakt dat zij eerder een extra stap zetten voor de organisatie. Laat medewerkers tijdens het functioneringsgesprek weten dat je hun inzet waardeert: “Ik wil je bedanken voor je inzet bij dit laatste project. Je motivatie en doorzettingsvermogen maakten echt een verschil en ik waardeer je inzet enorm." Het geeft medewerkers een enorme boost wanneer je je waardering uitspreekt. Zo voelen zij zich gezien.

Door echt te luisteren, ben je in staat om de verwachtingen van jouw teamleden te begrijpen en hierop te reageren. Stel dat een medewerker zich zorgen maakt over het toekomstperspectief op de afdeling. Dan kun jij deze zorgen wegnemen door samen te werken aan een ontwikkelingsplan of te bespreken welke doorgroeimogelijkheden er zijn. Hoelang een functioneringsgesprek duurt, hangt af van hoeveel je met je werknemer wil bespreken. Maar over het algemeen is dit het perfecte moment om je medewerkers persoonlijke aandacht te geven. Blok je agenda, zet je telefoon op ‘niet storen’ en luister.

Reden 6: het is een moment om over (mentale) gezondheid te praten

(Werk)stress is een belangrijke oorzaak van psychische klachten. Veel werknemers kampen ermee, maar ze durven het niet altijd te benoemen. Vragen naar mentale gezondheid tijdens een functioneringsgesprek is een manier om dit onderwerp bespreekbaar te maken. Je wilt tenslotte dat je medewerkers tevreden en gezond blijven. Niet alleen om uitval of vertrek te voorkomen, maar ook omdat gelukkige en gezonde medewerkers beter functioneren.

Tijdens een functioneringsgesprek geeft een medewerker bijvoorbeeld aan dat het werk de laatste tijd overweldigend voelt. Voordat je op zoek gaat naar een oplossing, vraag je eerst hoe het gaat. Het zorgt ervoor dat de ander zich gehoord en begrepen voelt. Vervolgens denken jullie na over een oplossing. Is het aanbieden van flexibele werktijden bijvoorbeeld een optie? Of wat dacht je van het herverdelen van taken? Zo verken je samen wat je medewerker nodig heeft. En weet je wat jij als werkgever kunt doen om deze te ondersteunen.

Reden 7: je investeert in de toekomst van je bedrijf

Tijdens een functioneringsgesprek ga je in op de (persoonlijke) ontwikkeling van je werknemer. Wat heeft diegene de afgelopen periode geleerd? Maar ook: waarin wil diegene zich verder ontwikkelen? Welke behoeften en ambities zijn er? Als jouw medewerkers groeien, groeit ook jouw organisatie. Het is dus heel belangrijk om die ontwikkeling te stimuleren. Het functioneringsgesprek is een mooi moment om daar aandacht aan te besteden en afspraken over te maken.

Daarnaast helpen functioneringsgesprekken je bij het maken van toekomstplannen. Wanneer je alle gesprekken achter de rug hebt, is het duidelijk wie wat doet in het team en waar verbeteringen of veranderingen nodig zijn. Tijdens de gesprekken kom je er bijvoorbeeld achter welk teamlid goed is in het begeleiden en coördineren van projecten. Weer een ander heeft een sterk probleemoplossend vermogen of kan goed communiceren. Deze informatie is waardevol omdat het je inzicht geeft in de talenten en kwaliteiten binnen jouw team. Dit helpt je bij het maken van plannen voor toekomstige projecten.