Je pensioenregeling communiceren: zo doet SHV dat

Het is misschien wel de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde: een pensioenregeling. Maar hoe zorg je dat werknemers weten hoe hun regeling in elkaar zit? Marie-José Janssen, directeur binnen corporate HR van SHV, weet hier alles van. We vroegen haar naar het geheim van succesvolle pensioencommunicatie.

Pensioen regelen voor verschillende bedrijven van SHV in Nederland, met in totaal 4.000 werknemers. Dat is best een uitdaging. Maar ook heel belangrijk, vertelt Marie-José Janssen als we haar spreken via Teams. “Bij SHV willen we goed zorgen voor onze werknemers. Nu en in de toekomst. Daar hoort een goede pensioenregeling bij.”

Met ingang van dit jaar koos SHV voor één pensioenregeling voor bijna alle werknemers van de Nederlandse dochterbedrijven. Dat werd het Persoonlijk Pensioen Plan van Nationale-Nederlanden. Een mooi moment om ook extra aandacht te besteden aan de pensioencommunicatie.

De pensioenregeling is veel geld waard

Die communicatie begint het liefst al tijdens het eerste gesprek over de arbeidsvoorwaarden. “Die gesprekken gaan vaak vooral over het salaris, de auto en de bonus”, vertelt Marie-José. “Maar niet over hoeveel de pensioenregeling waard is. Terwijl dit belangrijk inkomen is voor later.”

In arbeidsvoorwaardengesprekken moet het vaker gaan over de waarde van de pensioenregeling.

Daarom hebben ze op het hoofdkantoor van SHV een document gemaakt voor HR-medewerkers. Dat ze samen met nieuwe en bestaande werknemers kunnen invullen. “Daarin zien zij in één oogopslag hoeveel SHV uitgeeft aan hun pensioenpremie”, licht Marie-José toe. “En hoeveel ze zelf meebetalen. Zo wordt het een stuk concreter om hoeveel geld het gaat.”

De pensioenregeling in het kort

De nieuwe pensioenregeling staat duidelijk in de arbeidsvoorwaarden beschreven. Als werknemers in dienst komen, krijgen ze daarnaast een korte versie van de pensioenregeling. Eén A4, met daarop de belangrijkste informatie.

En de werknemers die al langer in dienst zijn? Ook zij kregen op verschillende manieren informatie over hun nieuwe pensioenregeling.

Marie-José: “We hebben twee digitale informatiebijeenkomsten georganiseerd. Een ging over pensioen in het algemeen. Wat moet je hier als werknemer over weten? De ander ging over de nieuwe pensioenregeling. Wat gaat er veranderen? En wat houdt de nieuwe regeling in? Die tweede bijeenkomst organiseerden we per afdeling, in kleinere groepen. Vragen stellen was zo makkelijker.”

Een persoonlijke brief

Ook kregen alle werknemers een persoonlijke brief per mail. “Daarin stond precies wat de nieuwe regeling voor hen betekent”, vertelt Marie-José. “We legden uit dat werknemers er in hun pensioen niet op achteruitgaan. Ook rekenden we precies voor ze uit hoeveel premie er voor hun pensioen wordt ingelegd.”

Marie-José: “Een aantal mensen schreef ons terug: ‘Weten jullie zeker dat dit klopt? Die pensioenpremie voor mij is zo hoog!’ Die reacties hadden we niet verwacht. Het laat zien dat veel mensen niet goed kijken naar de waarde van de pensioenregeling.”

Blijven uitleggen

Begin dit jaar schakelde SHV de hulp van Nationale-Nederlanden in om de pensioenregeling nog eens uit te leggen. “Tijdens deze Teams-bijeenkomsten werden de mogelijkheden van de pensioenomgeving mijn.nn Inkomen Later getoond”, licht Marie-José toe. “Veel werknemers bezochten deze bijeenkomsten. En ze stelden veel vragen. Het onderwerp pensioen leeft echt.”

Ook riep het hoofdkantoor van SHV een ‘Pensioen Plaza’ in het leven op intranet. Hier kunnen werknemers alle documenten en presentaties over de pensioenregeling terugvinden. Deze informatie is ook bij de dochterbedrijven beschikbaar op intranet.

Laat ook jonge werknemers zien in je pensioencommunicatie.

Het onderwerp persoonlijk maken

Door de coronacrisis kon SHV alleen online over de pensioenregeling communiceren. Daarom verraste de organisatie haar werknemers met een papieren pensioenkrant die werd thuisbezorgd.

“Deze krant gaat natuurlijk over de inhoud van de pensioenregeling”, vertelt Marie-José. "Maar er staan ook verhalen van verschillende werknemers in. Hoe kijken zij naar hun pensioen? Zo proberen we het onderwerp persoonlijker te maken. Zodat mensen zich erin herkennen en zich ook bezig gaan houden met hun pensioen.”

Jonge werknemers aan het woord

De reacties op de krant waren positief. “In deze digitale wereld vonden werknemers het fijn om een keer iets op papier te lezen”, zegt Marie-José. “Zo’n krant kun je later nog eens doorbladeren. En ook de partners van werknemers kregen op deze manier iets mee over het pensioen van SHV.”

Ook vonden werknemers het interessant om te lezen hoe jonge werknemers naar hun pensioen kijken. Marie-José: “Als het over pensioen gaat, komen meestal oudere werknemers aan het woord. Dat is dus meteen mijn tip voor andere werkgevers: laat ook je jonge werknemers zien in je pensioencommunicatie.”

Communiceren over keuzevrijheid

SHV wil dat werknemers zich verantwoordelijk voelen voor hun pensioen. “Vroeger regelde je werkgever je pensioen”, legt Marie-José uit. “Nu kun en moet je als werknemer zelf keuzes maken. Wij vinden het belangrijk dat mensen genoeg informatie hebben om de keuzes te maken die passen bij hun situatie.”

Neem werknemers die eerder met pensioen willen. “Zij moeten weten wat de financiële gevolgen zijn als ze eerder met pensioen gaan”, licht Marie-José toe. “Welke inkomsten hebben ze?

En hebben ze genoeg gespaard?

Met plezier doorwerken tot je pensioen

Door duidelijk te communiceren, hoopt SHV dat werknemers op tijd aan de slag gaan met hun pensioen. En dat ze tot die tijd met plezier doorwerken.

“Ik had een collega die iedere dag een streepje zette op een ruitjesblad”, vertelt Marie-José. “Zo telde hij de dagen af tot zijn pensioen. Dat gun je mensen niet. Als het lichamelijk of mentaal niet meer gaat, wil je dat ze de keuze kunnen maken om eerder met pensioen te gaan. Het is dus ontzettend belangrijk dat we daarover communiceren.”

Andersom kan natuurlijk ook. “Werknemers die nog vol energie zitten, willen misschien langer doorwerken. Maar dan moeten ze wel weten wat hun opties zijn. Denk aan deeltijdpensioen. Of pensioengeld langer doorbeleggen.”

HR-medewerkers opleiden over pensioen

Om ervoor te zorgen dat hun werknemers dit soort bewuste keuzes kunnen maken, blijft SHV actief bezig met pensioencommunicatie. Marie-José: “We willen onze HR-medewerkers nog beter opleiden. Zodat zij andere werknemers goed kunnen informeren over hun pensioen. En zoveel mogelijk vragen kunnen beantwoorden. Daar zijn we samen met Nationale-Nederlanden mee bezig.”

Ook wil SHV meer communiceren over de gevolgen van grote veranderingen in het leven van werknemers. Want gebeurtenissen als trouwen of scheiden hebben invloed op je pensioen. “Kortom: we zijn nog niet klaar”, zegt Marie-José. “We willen onze pensioencommunicatie in de toekomst nog verder verbeteren.”