Goed wagenparkbeheer? Dat zit zo

De wereld om ons heen verandert razendsnel. In dit artikel praten we je bij over ontwikkelingen binnen het wagenparkbeheer en hoe je dit goed en efficiënt toepast. Zo ben jij snel weer up-to-date.

Wat is goed wagenparkbeheer?

Met goed wagenparkbeheer bedoelen we het bedrijfsmatige beheer van het wagenpark. Dit vraagt om een gezamenlijke inspanning en verantwoordelijkheid van de leidinggevende én zijn medewerkers, waarbij de leidinggevende eindverantwoordelijk is en beslissingen neemt. Het sleutelwoord voor goed wagenparkbeheer is schadepreventie. Daarmee kun je de schadelast van het wagenpark het beste beheersen en de continuïteit van de bedrijfsvoering waarborgen. Een ondernemer die zijn wagenpark goed beheert heeft schadepreventie dan ook hoog in het vaandel staan, evenals trots op een schadevrij wagenpark en een goed imago bij zijn medewerkers, klanten, andere weggebruikers en het publiek.

Wat zijn de voordelen van goed wagenparkbeheer?

Goed wagenparkbeheer draagt bij aan veilig en duurzaam rijden en aan een schadevrij wagenpark. Daarmee draagt dit beheer dus bij aan lagere exploitatiekosten - denk aan gunstige verzekeringsvoorwaarden, -premies en eigen risico’s - en aan de continuïteit van het bedrijf. Bovendien bevordert goed wagenparkbeheer een positief imago van de onderneming, niet alleen bij de eigen medewerkers en opdrachtgevers, maar ook bij andere weggebruikers en het publiek.

Hoe realiseer je goed wagenparkbeheer?

Verschillende factoren dragen bij aan goed wagenparkbeheer. Hieronder zetten we vijf essentiële factoren op een rij.

Factor 1: fleetmanagement

Goed wagenparkbeheer staat of valt met deugdelijk fleetmanagement. Daarbij kun je denken aan de administratie, het brandstofverbruik, de ritregistratie, het onderhoudsplan en het schadeherstel. Houd toezicht op het gebruik van de voertuigen, zorg per rit voor de inzet van het juiste materieel, laat schades direct herstellen en betrek je chauffeurs. Je kunt het wagenparkbeheer zelf doen, maar het is ook mogelijk om dit uit te besteden.

Factor 2: voertuigvolgsystemen en rijgedrag

Met een voertuigvolgsysteem beschik je over alle cruciale gegevens voor goed wagenparkbeheer. Denk daarbij aan het aantal gereden kilometers en de hoeveelheid verbruikte brandstof. Bovendien krijg je met een voertuigvolgsysteem meer inzicht in het rijgedrag van je chauffeurs. Met dat inzicht kun je hen stimuleren ‘defensiever’ te gaan rijden. Defensief rijgedrag betekent dat je verkeerssituaties altijd overziet en daar veilig op kunt anticiperen, waarbij je vanzelfsprekend ook rekening houdt met andere weggebruikers. Dit rijgedrag leidt tot meer verkeersveiligheid, minder schade (en dus een lagere verzekeringspremie), minder slijtage (en dus geringer onderhoud) en lager brandstofverbruik (en dus minder CO2-uitstoot).

Al met al leidt defensief rijgedrag tot aanzienlijk lagere kosten. Wie bijvoorbeeld met een wagenpark van 30 à 40 voertuigen slim en zuinig rijdt en zich netjes aan de maximum snelheid houdt, kan per jaar zomaar een substantieel bedrag van € 15.000 à 20.000 besparen. Bespreek het rijgedrag: spreek chauffeurs aan bij ongewenst rijgedrag of schade, en maak deze bespreking onderdeel van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Door in alle openheid met de chauffeurs te praten kun je schadeoorzaken achterhalen en herhalingen voorkomen.

Factor 3: brandstof

Brandstof is een stevige kostenpost. Je kunt hier flink op besparen door ook hier je chauffeurs te stimuleren defensief te rijden (rustig optrekken, toeren laag houden, regelmatig rijden, afremmen op de motor, etc.) en op handige plaatsen te tanken, waardoor ze niet om hoeven te rijden. Minder brandstofverbruik betekent bovendien minder CO2-uitstoot, waardoor je als ondernemer een positieve bijdrage levert aan de maatschappelijke verduurzamingsopgave. Inmiddels zijn elektrische vrachtwagens en waterstofvrachtwagens in opkomst. Daarmee kun je de uitstoot aanzienlijk verminderen. Voor de korte afstand en de binnenstedelijke gebieden kan elektrificering interessant zijn. Steden door het hele land voeren vanaf 2025 namelijk een zero-emissiezone in, zodat ze volledig schoon bevoorraad worden. Onderzoek voor de lange afstanden ook de mogelijkheden van waterstof als alternatief voor fossiele brandstoffen.

Factor 4: schadebeheersing

Om schade aan en door wagenparken zo veel mogelijk te voorkomen, de kosten te reduceren en de verkeersveiligheid te verhogen is een gedegen schadepreventieplan essentieel. Denk daarbij onder meer aan de volgende stelregels.

• Leg de nadruk op het rijgedrag en de kennis en ervaring van de chauffeur.

• Laat de chauffeur geregeld gebruikmaken van de spiegelafstelplaats. Zo behoudt hij goed zicht rondom het gehele voertuig.

• Maak duidelijke afspraken over het telefoongebruik en over het gebruik van berichtenverkeer via de boordcomputer.

• Zorg voor een correcte planning van de ritten. Laat de chauffeur bellen met de planner als hij vertraging oploopt. De planner kan de klant vervolgens informeren dat de chauffeur wat later komt.

• Maak de chauffeurs op basis van de Wegenverkeersweg duidelijk welke consequenties hun ongewenste rijgedrag kan hebben. Elke schade, groot of klein, kost een bedrijf sowieso gemiddeld ruim € 1.600 aan indirecte kosten. Denk daarbij aan stilstand, administratie, werkverzuim en verloren tijd. Dit bedrag staat los van de kosten die de feitelijk veroorzaakte schade met zich meebrengt.

• Overweeg bij frequente schade om een schadepreventieadviseur in te schakelen. Die kan de ondernemer coachen bij het wagenparkbeheer. Bovendien kan de schadepreventieadviseur helpen om het rijgedrag van de chauffeurs inzichtelijk te maken. Dit is cruciaal. Want als chauffeurs bewuster rijden houd je de schadelast van je wagenpark - schadevergoeding, schadeherstel en verzekeringspremies - beheersbaar en kun je kostenefficiënter, veiliger en duurzamer met je wagenpark ondernemen.

Factor 5: vitaliteit

Richt je logistieke bedrijfsvoering efficiënt en veilig in. Zorg daarbij voor een plan om hoge werkdruk en stress - en daarmee risico’s op ongelukken en schades - te vermijden. De logistiek planner speelt hierbij een belangrijke rol. Die is verantwoordelijk voor een schema waarmee chauffeurs binnen de gestelde uren hun werk goed kunnen uitvoeren. Dat is op dit moment zeker van belang voor koeriersdiensten. Door de vlucht die online bestellingen de afgelopen jaren hebben genomen is het aantal koeriersdiensten enorm gegroeid. Waar deze diensten een paar jaar geleden nog op zo’n 100 pakketten per dag zaten, zitten ze nu al op 160 à 170 pakketten per dag. Die hoeveelheden kunnen leiden tot onverantwoorde werktijden van ’s ochtends 6.00 uur tot ’s avonds 22.00 uur, zonder pauze. Zorg verder voor goede voorzieningen als de chauffeur in zijn cabine moet overnachten. Houd ten slotte rekening met de thuissituatie en de leeftijd van de chauffeur en maak dit soort zaken bespreekbaar. Op deze manier draagt goed wagenparkbeheer ook bij aan goed werkgeverschap.