Zelfsturende teams werken zo

Bij zelfsturende teams neemt niet een leidinggevende de beslissingen, maar de teamleden zelf. Zij bepalen hun eigen doelen en deadlines en delen een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit zorgt voor succesvolle teams en maakt ze vaak efficiënter en gemotiveerder dan traditionele teams. Een win-win voor je medewerkers én je bedrijf.

Wat is een zelfsturend team?

Een succesvol team dat álles zelf aanstuurt en de vrijheid heeft om te doen wat ze willen. Maar ook de verantwoordelijkheid nemen als het niet goed is gegaan. Dat is een zelfsturend team. Je kan uiteraard meerdere zelfsturende teams hebben binnen één organisatie. Elk traditioneel team kan zich ontwikkelen tot een zelfsturend team.

De succesfactoren van zelfsturende teams:

• Het is een vaste groep collega's met een goede mix van kennis en ervaring.
• Er is geen leidinggevende of manager betrokken bij het zelfsturende team.
• Het team werkt samen aan verschillende uitdagingen.
• De leden zijn verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling.
• De teamleden bepalen samen hun eigen doelen binnen gestelde kaders.
• Iedereen is gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat.
• In het zelfsturende team blikt iedereen regelmatig terug op het werk en heeft niemand moeite om elkaar aan te spreken en feedback te geven.

Zelfsturende teams of zelforganiserende teams

De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een belangrijk verschil tussen zelfsturende of zelforganiserende teams. Zelfsturende teams kiezen eigen doelen en kaders. Ze beoordelen zichzelf, omdat alle teamleden gelijk zijn. Terwijl bij zelforganiserende teams de doelen en kaders vooraf zijn bepaald. Er is een leidinggevende betrokken die het team helpt om de doelen te behalen. Maar ook om de prestaties te beoordelen.

Heb je te maken met beginnende teams? Dan is er behoefte aan duidelijke kaders. Starten met zelforganiserende teams kan in dat geval een betere keuze zijn.

Waarom zijn zelfsturende teams een goed idee?

Het voordeel van een zelfsturing binnen een team is dat medewerkers zich betrokken voelen bij het werk. Teamleden pakken hun eigen verantwoordelijkheid. Ze bepalen samen wat ze willen en kunnen doen. Dit kunnen individuele doelen zijn zoals nieuwe competenties onder de knie krijgen. Of doelen die voor de hele organisatie belangrijk zijn. Bijvoorbeeld het behalen van een nieuwe omzetdoelstelling of het werven van nieuwe collega's in tijden van een krappe arbeidsmarkt.

Een ander voordeel van zelfsturing is het snelle probleemoplossend vermogen wat teams hebben die op deze manier werken. Verandert er iets in de markt? Moet de organisatie inspelen op een nieuwe ontwikkelingen zoals artificial intelligence? Is er behoefte aan een nieuw product? Een zelfsturend team bepaalt zelf wat de hoogste prioriteit heeft. Je geeft het vertrouwen aan het team om zelf flexibiliteit te tonen als dat nodig is zonder zelf te hoeven bijsturen.

Veel voordelen voor organisaties die een zelfsturende organisatie willen worden

Ook voor je bedrijf zijn er voordelen als je zelfsturing invoert. In de praktijk blijkt dat zelfsturende teams de productiviteit en wendbaarheid van de organisatie verhogen. Handig als je innovatie, het continu verbeteren van werkprocessen en het vooruitlopen op de concurrentie belangrijk vindt.

Een ander belangrijk voordeel is dat het managen van een afdeling is niet meer nodig is. De ouderwetse leidinggevende of andere ondersteunende diensten zijn overbodig in een nieuwe structuur. Het team staat centraal. Beslissingen nemen teamleden zelf. Door autonomie, afwisseling en vertrouwen in hun werk ervaren ze veel werkgeluk. En laat dat één van de aspecten van goed werkgeverschap zijn.

Succesvolle zelfsturende organisaties

Er zijn veel organisaties met succesvolle teams in de praktijk. Een van de bekendste Nederlandse voorbeelden is Buurtzorg Nederland. Eén van de belangrijke succesfactoren bij Buurtzorg Nederland is dat zorgondernemer Jos de Blok gelooft in de vaardigheden en deskundigheid van het personeel. De wijkverpleging weet zelf prima wat hun verantwoordelijkheden zijn dus leidinggevenden zijn niet nodig.

6 belangrijke randvoorwaarden om te starten met zelfsturing

Wil je binnenkort zelf gaan beginnen binnen je organisatie? Met deze 6 belangrijke randvoorwaarden maak je een goed begin met een zelfsturend team.

1. Begin met vertrouwen en motivatie

Begin je met de implementatie van zelfsturing om in de kosten te snijden? Dan hebben je werknemers dat snel genoeg door. Vertrouwen en motivatie is erg belangrijk om teamleden goed te laten functioneren. Zelforganisatie vraagt om proactieve types. Mensen waarbij initiatief nemen in het DNA zit, die goed communiceren, graag willen samenwerken en heldere taken en doelen kunnen formuleren.

De teamleden moeten voelen dat ze de ruimte krijgen om deze ook te durven nemen. Zo hou je de flow in je teams en behaal je de beste resultaten.

2. Schep heldere doelen en voorwaarden voor een gezamenlijk verantwoordelijkheid

Moet je een zelfsturend team dan maar z’n gang moet laten gaan? Zeker niet. Het is belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over een taakverdeling. Je team bestaat uit collega’s met verschillende achtergronden en competenties. Een zelfsturend team werkt goed samen als helder is waar iedereen aan werkt en waar ieders kracht ligt.

Schep daarnaast ook heldere doelen en kaders. Zo weet het team en de rest van de organisatie waar het aan toe is. Wees daarbij ook realistisch. Is een project wel haalbaar in de gegeven tijd? Blijf met elkaar in gesprek, ook als er tegenslagen zijn.

3. Leer mensen omgaan met zelfsturing

Starten met zelfsturende teams is wennen voor de andere teamleden en je organisatie. Het kost simpelweg tijd om op deze nieuwe manier te leren werken. Neem daar ook de tijd voor en verwacht niet dat alles meteen op rolletjes loopt. Elkaar aanspreken moet uiteindelijk vanzelf gaan.

Het succesvol invoeren van zelfsturing kun je niet aan het toeval overlaten. Met scholing en coaching kun je zorgen dat je teamontwikkeling vooruitgang boekt. Ook kun je op deze manier elk teamlid ondersteunen en begeleiding bieden om met hobbels om te gaan. 

4. Werk met kleine teams

Hou je teams ook klein als je start met zelforganisatie. Dit maakt het voor je teamleden makkelijk om overzicht te houden. Om zo tot heldere doelen te komen en deze ook te behalen. Als de basis eenmaal staat, kun je later altijd uitbreiden. Denk ook goed na wie welke rol heeft. Is er een duidelijke taakverdeling?

5. Gebruik een zelfsturend teamsmodel

Houvast is fijn als je voor verandering kiest. Een zelfsturend teamsmodel kan je helpen om deze verandering op de juiste manier in te richten. Holacracy is zo’n model. Er zijn veel organisaties die ermee werken. Van Spotify tot Zappos en Alliander tot Springest.

Holacracy is een manier van agile werken. Het biedt een set van spelregels om zelfsturing, autonomie en efficiëntie te bereiken. Daarbinnen is veel aandacht voor nieuwe ideeën en creatieve oplossingen. Dit maakt je organisatie wendbaar en actiegericht. Het model kan je ook helpen de stap te maken van zelfsturend team naar zelfsturende organisatie.

6. Blijf in contact maar ga je niet bemoeien

Loslaten vinden we maar moeilijk. Zeker als iets nieuw is en we er enthousiast over zijn. De verleiding kan daarom groot zijn om als leidinggevende controle te willen houden. En je te veel te bemoeien met je teams. Doe dit niet. Laat het los en vertrouw erop dat vakmensen weten wat ze doen.

Goede en open communicatie is wél belangrijk. Hoewel zelfsturende teams veel vrijheid hebben, willen ze zich ook gesteund voelen. Evalueer daarom regelmatig hoe het ervoor staat. Wees een klankbord. Op deze manier hou je vinger aan de pols zonder de teamflow in de weg te zitten.

De nadelen van een zelfsturend team

Er zijn uiteraard ook redenen te bedenken waarom zelfsturende teams niet werken. In de praktijk zie je vaak dat er weerstand ontstaat als niet iedereen overtuigd is van de nieuwe manier van werken. Sommige collega’s trekken zich terug en worden minder zichtbaar. Of er zijn collega’s die zonder morren een taak uitvoeren.

Een zelfsturend team werkt echt als iedereen de ruimte neemt en krijgt om elkaar aan te spreken. Niet iedereen durft direct een collega aan te spreken als er iets niet goed gaat. Of als er een belangrijke beslissing gemaakt moet worden. Het kan gebeuren dat steeds dezelfde mensen ingrijpen of beslissingen gaan nemen. Net als toen er nog managers waren.

Als laatste kan het ook erg bureaucratisch worden. Er zijn zo veel verschillende tools, systemen en rollen dat taken hier kunnen verzanden. Laat tools zoals Holaspirit, Podio en Trello voor je werken Ze geven je de inzicht en houvast die je zeker in het begin nodig hebt om zelfsturing te faciliteren. De inrichting van de nieuwe processen gaat anders ten koste van de positieve energie en innovatie van je team.

Zelfsturende teams in de praktijk brengen

Wil je beginnen met zelfsturing of zelforganisatie? Maak het jezelf makkelijk. Met een pilot-team kun je laagdrempelig zien wat in jouw bedrijf werkt en wat niet. Die ervaring neem je mee naar de volgende teams. Dus hou het klein en begin.